30秒簡報技巧，讓老闆買單

本文轉Cheers讀書會，作者：陳雅琦

向老闆做簡報，不但決定了公司重要專案或決策的走向，更決定了報告者的職涯關鍵！事業是否能一路向上，還是必須另謀他就，關鍵在於是否了解決策者心底的期待。

美國威力演說公司（Power Speaking, Inc）創辦人兼董事長費德利克‧吉伯特（Frederick Gilbert）推出新作《30秒決定老闆聽不聽你的》，藉由過去10年訪談眾多中、高階主管的經驗，歸納並深入探討向「CXO級」的最高階主管（C-level）做簡報的關鍵技巧。

電梯上下10層樓，就要讓主管掌握重點

吉伯特強調，適用於一般場合簡報的方式，一旦被運用在向高階主管報告的場合，往往帶來慘劇。問題癥結在於高階主管承受的壓力並非一般人所能想像，他們通常擁有以下特質：數據導向、缺乏耐心、咄咄逼人、時間壓力大和令人生畏。

正因高階主管們面臨分秒必爭的決策壓力，投影片內容或說故事互動絕對不是簡報重點。時間分配是第一個關鍵，不妨掌握「10/30原則」：如果議程分配給你30 分鐘，那準備10分鐘的內容就好，其餘20分鐘留給高階主管們討論。別忘了：你只是高層會議的「客人」；他們說的比你多，會議才是成功。

不過，更多時候報告時間會被縮短，因此每次簡報，一定要準備好30秒版的內容以強打訴求，讓提議能在電梯上下10層樓內的時間說完，內容則用PREP架構：

P 立場（Position）：開場句，用一句話說明你的訴求，以及其投資報酬率。
R 理由（Reason）：關鍵主張，簡要解釋你的基本訴求，對公司的重要性是什麼。
E 證據（Evidence）：舉出一項例子或證據來支持你的主張。
P 立場（Position）：結論句，再度重申你的基本訴求。
6大致命挑戰，掌握各自應變策略
除了時間被縮短，書中也指出了簡報時可能面臨甚至犯下錯誤的6種致命挑戰，並提出適當的應變方式：
●當聽者心不在焉：一開始就要表明主題和時間，直接講出結論和要求。當高階主管注意力渙散，檢視主題是否值得繼續討論，適時用提問來重新引起注意。
●當會議桌兩邊的主管發生意氣之爭：絕對不要當裁判或介入鬥爭。仔細聆聽各種立場，找出與簡報相關的顧慮並提出建議，最後退下，讓高層做決定。
●當決策者離席：決策者起身要走時，禮貌詢問是否要繼續做簡報，並說明樂意另外安排時間給他。
●當會議主題轉了方向：切記引導討論比遵守報告結構更重要。辨別最位高權重的決策者最想討論什麼，最好的方法是向召集人求助，把握時機引回主題。

●當台下也開講：絕對不要說出「請大家注意聽」等正面衝撞的字眼。不妨禮貌性詢問大家的想法和意見，必要時請會議召集人幫忙仍是最安全的做法。
●當討論太熱絡：仔細聆聽高階主管的討論內容，而非設法繼續接話。不妨重覆引述高層說過的話，讓他們感到信賴。

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