商務人士做簡報的三個理由

本文轉載自<商業週刊>，作者Willim Zyzo

商務人士總是出於三種理由進行簡報：告知（inform）、說服（persuade）、訓練（train）。我們來仔細看看這三種簡報的細節。

第一，「告知型」簡報。假設你是一間公司的業務經理，你的老闆想知道中台灣和南台灣的業績，你在季度簡報中把手中最新的數字提供給老闆。

告知型的簡報，就好像你把你的手機跟電腦「同步」，確認你和你的聽眾都擁有同步的訊息。

然而，現實中的簡報往往比僅是同步資訊來得複雜，這就是我們接下來要介紹的第二種「說服型」簡報。

想像一下，你仍然是一位業務經理，過去三年，你幫助你公司的產品稱霸中台灣和南台灣市場。假設你原本承諾你的老闆，第三季中台灣的銷售額將可超過新台幣三億元；但當最新數字出來，卻比你承諾的目標還少了4.5％。

你的產品沒問題；你的銷售團隊沒問題；景氣也沒有下滑。但是你的主要競爭對手不但降價，而且選在你的商品賣得最好的那些商店，進行一系列的促銷活動──最後這些策略都奏效了。

再過幾天你就要向老闆簡報，他正期待看到三億元的銷售成績；如果你只是做一個「告知」型的簡報，不但會破壞他的期待，還會讓他非常失望。

「說服型」簡報可以用不會讓他們失望的方法，重新建構你的聽眾的期待。他們將看見、了解，並且接受你告訴他們的事情。「說服」──你可以想像得到，需要比僅僅是資訊更新更多的內涵。

在某些情況下，即使說服型的簡報都不夠用。不僅要改變心態，你還要改變聽眾的行為，這就是第三種簡報──「訓練型」。

假設你還是這位業務經理。因為業績持續成長，所以你聘用了兩名新進業務人員。你希望新人們了解公司的業務流程，並且知道如何有效地成交業務。

在訓練新人的過程中，你需要三樣東西：讓他們知道在新工作中被賦予什麼樣的任務（資訊告知）；了解公司銷售方法背後的理由（說服他們改變心態，了解什麼是有效的行銷策略，讓他們改掉舊習慣，以新的態度在新公司中工作）；最後是學習用你公司的業務人員正在用的方法，自行開發並完成一樁業務（改變他們的行為）。

每天有成千上萬的人進行了成千上萬的簡報，若能先將簡報的目的分類，你的計畫和準備工作，以及最後的簡報過程，將更容易被管理。這幫助你為你和你的聽眾設計出最好的簡報。

簡報是一項複雜的任務，就像其他所有的複雜任務一樣，需要不斷的反饋和調整，才能改進。以下經過驗證的方法，可以很有效率的幫助你改進你的簡報。 在每一場簡報前，先確認你希望製造的結果；每場簡報後，反思一下簡報的結果，然後做出調整。把「計畫、準備和進行簡報」變成一個自然而然的流程，當你把簡報變成一件融會貫通的事，你就不會再害怕，反而會開始享受它。

那是一種很棒的感覺，也是值得追求的目標。

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